Los eventos son acciones de marketing y comunicación que persiguen un objetivo corporativo específico. Y es que aunque son estrategias que se llevan haciendo muchísimos años, reportan grandes beneficios a las empresas. También debes saber que en la actualidad los eventos pueden tener diferentes tamaños y también pueden ser de diferentes formatos en función de lo que se quiere transmitir y/o conseguir.

Tanto si se organiza el evento de lanzamiento de un nuevo producto o línea de negocio, como si son jornadas corporativas, se deberá pasar por las diferentes fases para asegurarnos de que todo va a salir bien. Estas incluyen desde la organización previa, logística, diseño del evento, planificación, coordinación de los diferentes involucrados y por supuesto, también incluirá la evaluación del evento una vez este ha pasado.

Consejos clave para que tu evento salga a la perfección

Cuando hablamos de organizar un evento, algo que siempre recomendamos es tener en cuenta hasta el más mínimo detalle, esto será imprescindible para que todo vaya bien.

Si una empresa quiere crear, estrechar y mantener relaciones duraderas con sus clientes, partners, socios y potenciales prospectos, los eventos corporativos son el formato perfecto. No obstante, habrá algunos consejos clave, que te ayudarán a que tu evento sobresalga y obtenga mejores resultados. Entre los más destacados podemos encontrar:

Establece y comprende el objetivo que tiene el evento

Tal y como avanzábamos anteriormente, todos los eventos se realizan porque se busca conseguir algo. Es por ello que siempre recomendamos definir detalladamente los objetivos que se buscan conseguir con ese evento.

Definiendo los objetivos de antemano conseguirás que todas las decisiones que tomes en adelante se enfoquen en conseguirlos. Evitando llevar a cabo tareas que no estén pensadas para impulsarlos.

Este punto también te servirá para identificar si las expectativas que hay sobre ese evento son realistas o no. Ya que en el caso de tener expectativas demasiado altas o bajas, esto puede afectar a la percepción final del evento.

Define a tu target group o el público objetivo de tu evento

Una vez tengas claros los objetivos que persigues con esa acción será fundamental que establezcas el target o público objetivo al que te vas a dirigir y del que buscas despertar el interés. Lógicamente, dependiendo de los objetivos que hayas establecido previamente, el público que intentarás impactar será diferente.

La información es poder, por lo que todo lo que puedas definir a tu público, te ayudará posteriormente. Intenta incluir: perfil profesional, nivel en la toma de decisión, tipo y sector de la empresa para la que trabaja, relación entre marcas, etc.

Dar este paso, te ayudará a determinar la mejor estrategia para despertar su interés, además de definir las diferentes acciones que quieres llevar a cabo para llegar a él.

Empieza a organizar tu evento corporativo con el máximo tiempo de antelación posible

Tanto si es un evento de pequeñas dimensiones, como para el caso de eventos corporativos multitudinarios, necesitarás empezar a organizarlos con el máximo de tiempo posible. 

De esta manera te asegurarás estar teniendo en cuenta hasta el más mínimo detalle que hará que todo salga a la perfección.

También debes tener en cuenta que lo más normal es que haya diferentes servicios que tengas que subcontratar, esto supone que también deberás contar con hacer seguimiento e ir validando que todo se va a producir exactamente tal y como has pensado.

Crea un calendario de organización del evento

Para que un evento salga bien, hace falta planificar y coordinar un sinfín de tareas y además muchas de ellas se tendrán que ir haciendo en paralelo. Por eso mismo, contar con un calendario de organización de tu evento, donde especifiques lo que tiene que estar preparado y quién es el proveedor y persona responsable en cada caso, te va a ayudar a hacer un mejor seguimiento.

En este calendario, recomendamos también incluir las diferentes acciones de marketing y comunicación que se quieran hacer para promocionar el evento. De esta manera nos estaremos asegurando de que todo va según lo previsto.

Establece el concepto creativo de tu evento

El concepto creativo de un evento es uno de los ejes fundamentales del mismo, y es que te ayudará a transmitir los valores diferenciales que quieres potenciar, y te ayudará a que este sea memorable.

Cuando pienses en el concepto creativo que vas a usar para tu evento, es imprescindible que empieces a pensar en otros aspectos adicionales como por ejemplo:

¿Qué formato de evento se adapta mejor a lo que quiero transmitir?

¿Mi concepto creativo está pensado para captar la atención de mi target?

¿Puede ser un valor añadido contar con un ponente estrella?

¿Quiero añadir mesas redondas o actividades en equipo?

En definitiva, será el momento en el que se defina el por qué tu evento será recordado.

Escoge un venue encaje con las necesidades de tu evento

Lo primero que debes saber es que no todos los locales para eventos son iguales. Cada uno va a contar con sus propias características y limitaciones. Por lo que es imprescindible que te pares a analizar los venues que mejor encajan con lo que quieres conseguir.

Además de lo anterior, una vez ya hayas elegido el venue de tu evento, será fundamental que se realice una visita técnica con tu partner audiovisual de confianza. De esta manera, este te podrá asesorar de manera personalizada, ofreciéndote las mejores opciones teniendo en cuenta tanto el espacio como tus necesidades.

Contrata a los proveedores que harán realidad tu evento

Una vez tengas definido cómo quieres que sea tu evento, llegará el momento de contratar los diferentes proveedores que harán que tu evento pase de ser una idea, a la realidad.

En este sentido nosotros siempre recomendamos:

• Revisar las referencias de anteriores clientes.
• Analizar si ese proveedor tiene experiencia previa haciendo el tipo de evento que estás buscando.

De esta manera, podrás asegurarte, de estar tomando la mejor decisión.

Cuenta con una empresa audiovisual profesional

Aunque parezca mentira, sigue habiendo profesionales que contratan empresas sin experiencia, que no tienen los equipos adecuados. 

La iluminación, el sonido y la decoración del espacio, van a ser aspectos importantes a la hora de generar la experiencia que buscas en tus asistentes.

Establece un presupuesto adecuado para los objetivos del evento

Una de las cosas habituales es contar con un presupuesto que no coincide con las expectativas de lo que se intenta lograr. Por eso mismo, siempre recomendamos que los presupuestos se planteen teniendo en cuenta los diferentes servicios que vas a necesitar. De esta manera estarán mejor ajustados y conseguirás el resultado final que buscas.

Crea una buena estrategia de promoción para tu evento

Contar con una buena estrategia de marketing y comunicación te ayudará a generar el interés que necesitas, tanto en posibles asistentes como en patrocinios.

Para ello, lo más recomendable es que diseñes una estrategia de promoción a medida en función de los objetivos marcados y el público que se ha definido para esa ocasión.

Evalúa qué tal ha ido el evento

Un aspecto que en VA siempre recomendamos es la de analizar qué tal ha ido el evento una vez se ha producido.

Lo más habitual es hacer un informe donde se puedan reflejar datos como: cuántos usuarios vinieron al evento/cuántos se había invitado, cuántos patrocinadores se consiguieron, feedback interesante que hayan dado los asistentes, presupuesto del evento y presupuesto consumido, repercusión en medios, prensa y redes sociales.

Además de lo anterior, también es interesante analizar los aspectos que han ido bien, pero también los aspectos que se pueden mejorar. De esta manera se logrará que cada evento sea mejor que el anterior.

Si ya estás inmerso en la organización de tu próximo evento, no dudes en contactar con nosotros.