Organizar un evento corporativo que salga tal y como has previsto, implica cuidar cada detalle, y uno de los aspectos más importantes es la producción audiovisual. Sin embargo, establecer un presupuesto adecuado para esta área puede ser un desafío para muchos planificadores y organizadores de eventos.
En este artículo, te guiaremos a través de los pasos que debes dar para establecer un presupuesto que se ajuste a tus necesidades. Desde la planificación hasta la ejecución, aprenderás a obtener el máximo valor de cada inversión y a crear experiencias impactantes para tu audiencia.
Pasos para establecer el presupuesto para la producción audiovisual que necesita tu evento
Lo sabemos, definir el presupuesto para el área audiovisual de tu evento puede parecer un desafío abrumador. Y es que antes de saber lo que necesitamos a nivel audiovisual deberemos dar diferentes pasos imprescindibles para asegurarnos de que todo está alineado a nuestra visión del futuro evento.
¡Veamos por donde podemos comenzar!
1. Definir los Objetivos del Evento y la Experiencia Audiovisual
Tal y como te avanzábamos, antes de asignar cualquier presupuesto, es fundamental definir claramente los objetivos de tu evento y qué experiencia deseas proporcionar a los asistentes a través de la producción audiovisual. ¿Es un evento de lanzamiento de producto, una conferencia, una gala o una celebración corporativa? Identificar lo que estás buscando realizando ese evento te permitirá priorizar los elementos clave de la producción audiovisual que se alineen con la esencia de tu evento.
2. Conocer a tu Audiencia y sus Expectativas Audiovisuales
Otro de los pasos que necesitas dar es el de comprender a tu audiencia. Este será crucial para determinar cómo invertir eficazmente en la producción audiovisual. ¿Qué tipo de contenido audiovisual resuena mejor con ellos? ¿Qué esperan ver y experimentar? ¿Qué tipo de efectos y contenidos les llaman más la atención? Estudiar a tu audiencia te ayudará a tomar decisiones informadas al seleccionar el equipo técnico, el equipamiento y los recursos creativos más adecuados para satisfacer sus expectativas.
3. Consultar con Profesionales de Producción Audiovisual
Contar con el asesoramiento de expertos en producción audiovisual es esencial para definir un presupuesto realista y eficiente. Busca una empresa de producción audiovisual con experiencia en eventos corporativos y explícale tus objetivos y expectativas. Un proveedor de confianza te brindará una estimación detallada de los costes asociados a los servicios que necesitas, incluyendo equipo de iluminación, sonido, pantallas y personal técnico.
4. Determinar los Elementos Audiovisuales que vamos a necesitar
Una vez has llegado a esta etapa, es importante decidir qué elementos audiovisuales son fundamentales para tu evento. Estos pueden incluir:
- Pantallas y Proyectores: Dependiendo del tamaño del evento y la ubicación, considera la necesidad de pantallas LED, proyectores o monitores para transmitir contenido visual de manera efectiva. Igualmente, antes de decidirte por una opción, será necesario hacer una visita técnica para poder optar por la mejor opción según los requisitos y características del espacio.
- Sonido e Iluminación: Un buen sistema de sonido e iluminación puede mejorar significativamente la experiencia del evento y garantizar que los mensajes se transmitan de manera clara, pudiendo llegar a conectar y emocionar al público.
- Producción de Video: Si planeas incluir vídeos corporativos, presentaciones, testimonios, demos de producto, contenido a medida o incluso llegar a hacer una transmisión en vivo para asistentes que no han podido desplazarse a la localización de tu evento, destina una parte del presupuesto para la producción audiovisual de estos contenidos.
- Efectos Especiales: En algunos eventos, los efectos especiales, como pirotecnia e incluso incluir elementos visuales que impacten a los usuarios, pueden ser un elemento diferenciador. Evalúa si estos elementos se ajustan a tu evento, concepto creativo y público objetivo.
5. Establece también un Presupuesto para los «por si acasos»
Lo cierto es que los eventos pueden ser impredecibles, por eso mismo siempre es recomendable contar con un presupuesto contingente para afrontar imprevistos. Asegúrate de destinar una cantidad adicional para posibles cambios de último momento o requerimientos adicionales que puedan surgir durante el desarrollo del evento.
6. Prioriza la Calidad y la Innovación en tu producción audiovisual
Aunque es tentador buscar ahorrar costes en la producción audiovisual, no sacrifiques la calidad y la innovación. Una producción audiovisual de alta calidad va a tener un coste, pero te aseguramos de que gracias a ello tu evento logrará un impacto más significativo en la audiencia y aumentando el engagement, recuerdo y la percepción de tu marca o empresa.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de establecer el presupuesto audiovisual
El éxito de un evento corporativo depende en gran medida de una producción audiovisual de alta calidad. Sin embargo, establecer un presupuesto para la parte audiovisual puede ser un desafío, ya que hay muchos factores a considerar.
La Importancia de contar con una Producción Audiovisual de Calidad para tu evento
La producción audiovisual desempeña un papel fundamental para lograr una comunicación efectiva durante los eventos corporativos. Un evento bien producido, con equipos audiovisuales adecuados y personal capacitado, garantiza que los mensajes clave lleguen a la audiencia de manera clara y memorable. Los planificadores de eventos con experiencia suelen considerar la parte audiovisual como uno de los aspectos menos propensos a reducirse en caso de ajustes presupuestarios, ya que reconocen su importancia para el éxito general del evento.
1. Decide entre Proveedores Internos y Externos
Una de las primeras decisiones al establecer el presupuesto de producción audiovisual es elegir entre utilizar el equipo interno del lugar del evento o contratar un proveedor externo. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. Veámoslo con mayor detalle.
Los proveedores internos pueden ofrecer la comodidad de tener equipos ya instalados y conocimiento del lugar, lo que puede simplificar algunos aspectos logísticos. Sin embargo, es fundamental aclarar los costes adicionales que puedan surgir, como tarifas ocultas o cargos por servicios. Por otro lado, los proveedores externos pueden brindar mayor flexibilidad, personalización y experiencia, lo que podría resultar en una producción audiovisual más adaptada a las necesidades del evento.
3. Estrategias para Ahorrar Costes
Para maximizar el presupuesto, es importante considerar estrategias de ahorro que no comprometan la calidad de la producción audiovisual. Algunas sugerencias que te pueden ayudar a tomar una mejor decisión son:
- Reutilizar elementos de branding: Si es posible, utilizar elementos de branding y decoración que se hayan construido previamente para otros eventos puede reducir costes ya que no se necesitará construir de nuevo.
- Colaboración con el equipo de AV: Involucrar al equipo de AV en las primeras etapas de planificación permitirá una mejor comprensión de los objetivos del evento, pudiendo ofrecerte sugerencias para ahorrar costes sin sacrificar el resultado final que buscas conseguir.
- Optar por soluciones modulares: Utilizar equipos y elementos modulares en lugar de construcciones personalizadas o hechas a medida puede ahorrar costes, ayudando no sólo a simplificar el montaje y desmontaje si no a reducir el precio final.
- Mano de obra: Ten en cuenta que los costes asociados al personal pueden variar según la ubicación del evento, especialmente cuando el equipo no está trabajando de manera local.
- Eventos híbridos: Debes tener en cuenta que la producción de eventos híbridos, con elementos virtuales y presenciales, puede requerir más equipos y personal, lo que podría afectar el presupuesto.
- Entretenimiento: Si se planea contar con entretenimiento especial, como músicos famosos, efectos especiales o lumínicos o pirotécnicos, es importante considerar los requisitos técnicos y costes adicionales asociados para llevar a cabo una producción de calidad, siguiendo todos los parámetros de seguridad tanto para los asistentes como para el equipo técnico.
- Iluminación: La iluminación puede tener un impacto significativo en la atmósfera del evento, pero es importante considerar los costes adicionales que puede suponer si se necesita llevar a cabo una iluminación especial, con tamaños o en ubicaciones no tradicionales.
Aunque es importante optimizar el presupuesto, desde VA 361 Productions siempre insistimos en que no se debe sacrificar la calidad, la seguridad y la experiencia del usuario. Una producción audiovisual deficiente puede afectar negativamente la percepción del evento por parte de los asistentes y limitar su impacto.
Buscar un equilibrio entre la eficiencia de costes y la excelencia en la producción es fundamental. Si trabajas con proveedores de AV experimentados y fiables podrás estar seguro de contar con una ejecución sin complicaciones ni incidentes, consiguiendo una experiencia excepcional para tus asistentes.
