Los eventos corporativos son una parte imprescindible para cualquier estrategia de marketing y comunicación de las empresas. Por eso, contar con servicios audiovisuales de calidad es fundamental para transmitir un mensaje efectivo y dejar una impresión duradera en los asistentes. 

Como sabemos de la importancia que tiene este tipo de acciones para las empresas, hoy queremos hablarte sobre los servicios audiovisuales que te puede ofrecer directamente el hotel donde vas a realizar tu evento. Y es que en ocasiones la empresa que te proponga el propio hotel podrá ser una buena opción y en otras ocasiones, esta no se podrá ajustar a tus necesidades. ¡Hablemos de ello!

Ventajas de los servicios audiovisuales internos del hotel

Contratar los servicios audiovisuales internos del hotel para tu evento corporativo puede brindarte múltiples ventajas. A continuación, destacamos algunos de los beneficios clave que obtendrás al elegir proveedores internos:

• Los proveedores que trabajan directamente en el hotel, tienen conocimiento de las instalaciones y facilidades logísticas para una coordinación más fluida.
• La familiaridad con el espacio del hotel puede permitir un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
• La comunicación y coordinación con otros departamentos del hotel, como el catering o la logística, es más sencilla al trabajar con servicios internos.

Desventajas de optar por el proveedor audiovisual del hotel

Flexibilidad y personalización de servicios según tus necesidades

Tal y como te avanzábamos, aunque los servicios audiovisuales del hotel se promocionan como flexibles y personalizables, es esencial considerar cuidadosamente si realmente cumplirán con todas tus necesidades y expectativas. Es fundamental que tengas en mente los siguientes puntos antes de tomar una decisión:

• Limitaciones en la variedad de opciones: Los proveedores internos del hotel pueden ofrecer soluciones básicas en términos de audio, video e iluminación, pero podrían carecer de la amplia gama de opciones. Además la mayor parte de las veces, carecen de la tecnología puntera que una empresa audiovisual externa puede proporcionar. Las empresas especializadas en producción audiovisual se mantienen actualizadas con las últimas tendencias y disponen de un catálogo más amplio de equipos y servicios para satisfacer las demandas más exigentes. Si buscas una propuesta más creativa y diversa, una empresa externa es probablemente la mejor opción.
• Restricciones en la personalización avanzada: Aunque los servicios internos del hotel pueden darte un buen servicio si lo que necesitas es algo muy básico, es posible que encuentres limitaciones cuando se trata de opciones más avanzadas. Una empresa audiovisual externa, con experiencia en eventos corporativos, puede ofrecerte una personalización más detallada y sofisticada. Desde configuraciones de escenario más complejas hasta efectos visuales innovadores, estas empresas tienen el conocimiento y la tecnología para brindar experiencias únicas y memorables.
• Limitaciones en la disponibilidad y flexibilidad: Los servicios audiovisuales del propio hotel suelen estar sujetos a la disponibilidad y las restricciones de recursos del hotel. Dado que deben atender múltiples eventos y necesidades dentro del establecimiento, es posible que su capacidad para adaptarse a cambios de último momento o brindar servicios adicionales sea limitada. Por el contrario, una empresa audiovisual externa se enfoca en tus necesidades específicas y está más preparada para brindar flexibilidad en términos de ajustes de última hora, demandas adicionales y cambios en el programa del evento.

Al evaluar los servicios audiovisuales internos del hotel, también es fundamental tener en cuenta las limitaciones en términos de opciones, personalización avanzada, disponibilidad y flexibilidad. Considera cuidadosamente si estas restricciones se alinean con tus objetivos y requisitos para garantizar un evento corporativo que se dé tal y como siempre has querido. Explorar las opciones externas te brindará una mayor diversidad, personalización avanzada y flexibilidad para adaptar los servicios audiovisuales exactamente a tus necesidades.

Consideraciones que debes tener antes de firmar con el proveedor del hotel

Antes de firmar el contrato para los servicios audiovisuales del hotel, es importante que tomes en cuenta algunos aspectos clave. Te contamos en más detalle cada uno de ellos:

• Revisión minuciosa de los posibles costes adicionales: Asegúrate de investigar y comprender completamente si hay costes adicionales asociados con el uso de equipos especiales o servicios extra. Algunos equipos audiovisuales de alta gama o servicios personalizados pueden tener tarifas añadidas. Es importante conocer y tener claridad sobre estos costes antes de comprometerte con el proveedor interno del hotel.
• Políticas de cancelación y cambios: Familiarízate con las políticas de cancelación y cambios establecidas por el proveedor del hotel. Debes saber si hay cargos por cancelación, las condiciones para realizar cambios en el contrato y los plazos para realizar modificaciones. Estas políticas pueden tener implicaciones financieras y logísticas, por lo que es vital entenderlas y considerarlas en caso de que surjan imprevistos que requieran cambios en tu evento.
• Responsabilidad y seguro: Revisa cuidadosamente las cláusulas relacionadas con la responsabilidad y el seguro en el contrato. Asegúrate de entender quién asume la responsabilidad en caso de daños o pérdidas durante la prestación de los servicios audiovisuales. Además, verifica si el proveedor del hotel cuenta con un seguro que cubra posibles contratiempos que puedan surgir durante el evento. Esto te brindará tranquilidad y protección en caso de incidentes imprevistos.
• Plazos de entrega y disponibilidad: Evalúa los plazos de entrega de los servicios del proveedor del hotel y asegúrate de que se ajusten a las fechas y horarios de tu evento corporativo específico. Asegúrate de que los equipos y el personal técnico estén disponibles durante el período requerido para evitar conflictos de programación. Además, confirma la disponibilidad de los servicios internos en la fecha y hora de tu evento para evitar sorpresas de última hora.

Valora la opción de contratar a un proveedor externo

Si bien los servicios audiovisuales del hotel ofrecen ventajas significativas, es importante destacar que no estás obligado a contratarlos. Puedes explorar otras opciones externas que se ajusten mejor a tus necesidades y preferencias. Antes de tomar una decisión, considera las ventajas y desventajas de los servicios internos y externos para encontrar la opción que mejor se adapte a ti. Los aspectos que te pueden ayudar son realizar:

• Investigación de empresas de producción audiovisual externas para comparar servicios, precios y opciones personalizadas.
• Consideración de la posibilidad de trabajar con proveedores externos de confianza para eventos específicos.
• Tener en cuenta que la contratación de una empresa de producción audiovisual externa puede ofrecer más opciones personalizadas y especializadas.
• Comparar servicios, precios y opciones disponibles en el mercado antes de tomar una decisión.
• Obtener propuestas y cotizaciones competitivas de diferentes proveedores externos te ofrecerá una mayor visión general sobre los servicios que pueden mejorar tu evento a nivel audiovisual.

Toma una decisión informada para tu evento corporativo

Antes de plantearte contratar los servicios audiovisuales del propio espacio, es fundamental que realices una evaluación exhaustiva y tomes una decisión informada que se ajuste a las necesidades y objetivos de tu evento corporativo. Considera cuidadosamente los siguientes aspectos para garantizar el éxito de tu elección:

• Analiza las ventajas de los servicios internos del hotel: Comienza por evaluar detenidamente las ventajas que los servicios audiovisuales del hotel pueden ofrecerte. Estas ventajas pueden incluir la familiaridad del equipo con las instalaciones y el personal del hotel, lo que facilita la coordinación y minimiza los posibles contratiempos logísticos. Además, el equipamiento audiovisual suele estar actualizado y en buenas condiciones, lo que garantiza una experiencia de calidad para tus invitados.
• Examina las desventajas potenciales del proveedor del hotel: Aunque el proveedor del hotel puede ofrecer ventajas significativas, también es importante considerar las posibles desventajas. Estas pueden incluir limitaciones en términos de personalización y flexibilidad, ya que los proveedores internos pueden estar más enfocados en satisfacer las necesidades generales de los eventos del hotel. Asimismo, el alcance de los servicios internos podría no ser tan especializado como el de proveedores externos más especializados en producción audiovisual.
• Evalúa las opciones de proveedores externos: No descartes la posibilidad de explorar y comparar las opciones de proveedores externos de servicios audiovisuales. Investiga la reputación, experiencia y el portafolio de diferentes empresas especializadas en producción audiovisual para eventos corporativos. Evalúa su capacidad para cumplir con tus necesidades específicas y considera su flexibilidad, adaptabilidad y personalización de servicios. Los proveedores externos pueden brindarte una mayor especialización y enfoque personalizado, lo que puede ser crucial para lograr el impacto deseado en tu evento.
• Considera los requisitos técnicos y presupuesto: Asegúrate de evaluar los requisitos técnicos de tu evento y cómo cada opción, ya sea interna o externa, puede cumplir con ellos. Además, ten en cuenta tu presupuesto disponible y cómo el proveedor que elijas se ajusta a los costes asociados con los servicios audiovisuales. Compara las propuestas y cotizaciones de diferentes proveedores para garantizar que estés obteniendo la mejor relación calidad-precio.
• Busca referencias y testimonios: Para obtener una visión más clara sobre la calidad de los servicios audiovisuales, busca referencias y testimonios de clientes anteriores tanto de los servicios internos del hotel como de los proveedores externos que estés considerando. Las opiniones de otras personas que han utilizado los servicios pueden brindarte información valiosa sobre la calidad, confiabilidad y profesionalidad de cada opción.

Al tomar en consideración estos aspectos y realizar una evaluación integral de las diferentes opciones disponibles, podrás tomar una decisión informada que se ajuste a tus necesidades y garantice el éxito de tu evento corporativo. Recuerda que la elección entre los servicios audiovisuales del propio hotel y los proveedores externos depende de tus requisitos específicos, el enfoque personalizado deseado y la importancia que le des a la especialización y flexibilidad en la producción audiovisual.

Otros factores a considerar al elegir servicios audiovisuales

Antes de tomar una decisión sobre los servicios audiovisuales para tu evento corporativo, es crucial evaluar diversos factores que te ayudarán a seleccionar la opción más adecuada. A continuación, te contamos algunos aspectos clave que debes considerar al comparar las opciones internas y externas:

• Evaluar la experiencia, reputación y portafolio de empresas externas: Es fundamental investigar y analizar la experiencia y el historial de empresas de producción audiovisual externas. Revisa su reputación en el mercado, verifica la calidad de sus trabajos anteriores y busca testimonios de clientes satisfechos. De esta manera, podrás garantizar un servicio de calidad que cumpla con tus expectativas.
• Tomar en cuenta las necesidades y requisitos específicos del evento: Cada evento corporativo es único y tiene requisitos específicos en términos de audio, video e iluminación. Al comparar las opciones internas y externas, asegúrate de considerar cómo cada proveedor puede adaptarse a tus necesidades particulares. Evalúa su capacidad para cumplir con los requisitos técnicos, así como su experiencia en eventos similares al tuyo.
• Considerar la capacidad de adaptación y flexibilidad de los proveedores externos: Es importante elegir un proveedor que sea capaz de adaptarse y ser flexible en función de tus demandas y preferencias. Evalúa su disposición para personalizar los servicios, ajustarse a cambios de último momento y brindar soluciones creativas a posibles desafíos. Un proveedor externo que sea ágil y adaptable te brindará mayor tranquilidad durante la planificación y ejecución del evento.
• Priorizar la calidad, personalización y ajuste a las necesidades del evento: La calidad de los servicios audiovisuales es primordial para el éxito de tu evento corporativo. Evalúa la calidad del equipo, la experiencia del personal técnico y la capacidad de adaptarse a tus necesidades específicas. Prioriza aquellos proveedores que puedan brindar un servicio de alta calidad, personalizado y que se ajuste perfectamente a los requisitos de tu evento.
• Considerar la combinación de servicios internos y externos: No descartes la posibilidad de combinar los servicios audiovisuales internos y externos para aprovechar lo mejor de ambos proveedores. Si el hotel cuenta con equipos de calidad pero no ofrece la personalización que buscas, considera contratar un proveedor externo para cubrir ese aspecto específico. Esta combinación te permitirá obtener una solución más completa y adaptada a tus necesidades, maximizando el impacto audiovisual de tu evento corporativo.

Al considerar estos factores y tener en cuenta la flexibilidad para elegir, estarás en una mejor posición para tomar una decisión informada, asegurándote de que los servicios audiovisuales seleccionados cumplan con tus expectativas y contribuyan al éxito de tu evento.

Un último consejo: Antes de firmar el contrato para los servicios audiovisuales internos del hotel, es esencial que te informes sobre todos los aspectos relevantes. Desde la calidad del equipo y la experiencia del personal técnico hasta la flexibilidad y la personalización de los servicios, cada detalle debe ser considerado para garantizar el éxito de tu evento corporativo. Recuerda que el proveedor audiovisual por el que optes debe ayudarte a conseguir el resultado final que estás buscando, por lo que debes asegurarte de que podrá ofrecerte el nivel de calidad que buscas.