Tanto si eres un organizador de eventos profesional, como si eres director de marketing, director de ventas o director de eventos, debes saber que contar con un proveedor de servicios audiovisuales para un evento, es esencial para que este sea todo un éxito. No olvidemos que sea cual sea tu tipo de evento, los diferentes elementos tanto sonoros como visuales que incluyas, van a influir en las sensaciones, emociones y engagement que vas a conseguir por parte de tus asistentes.
Para ver la importancia que tiene tanto el audio como la iluminación y el vídeo, debemos pensar en cómo perderíamos nosotros mismos el interés en un evento donde o bien fallen los diferentes aspectos técnicos, o bien el ponente no utilice recursos visuales que ayuden a transmitir su mensaje. Es decir, todos los elementos que se incluyen en un evento, deben tener el mismo propósito: hacer que el mensaje que se busca transmitir, cale entre los asistentes, potenciando el recuerdo de marca.
Es decir, en resumen, si quieres que tus asistentes mantengan el interés durante tu evento, tendrás que conseguir que el mayor número de sus sentidos esté participando durante las diferentes charlas y ponencias.
¿Qué significa la parte audiovisual en la planificación de un evento?
Lo primero que debes saber es que cuando se incluye en un evento a un equipo de producción audiovisual, se consigue que la calidad del mismo mejore, haciendo que la experiencia de los asistentes sea inigualable.
Se puede decir que el partner audiovisual es uno de los miembros más importantes cuando estás organizando un evento. No obstante, es imprescindible que sepas cómo aprovechar su experiencia y conocimiento para sacarle el máximo partido.
¿Cómo sacar el máximo partido de tu partner audiovisual para eventos?
Lo ideal es que siempre intentes involucrar a tu partner audiovisual de tu evento desde el propio inicio del mismo. Si le cuentas tu idea creativa, es posible que te pueda ofrecer feedback de cómo se puede llevar a cabo de la mejor manera.
También será imprescindible que le cuentes los objetivos de tu evento, el diseño general que tienes en mente, y las necesidades respecto al contenido que se va a enseñar o si hay algo complementario que te gustaría incluir. De esta manera, no sólo te ofrecerá asesoramiento personalizado, sino que conseguirás que este equipo de profesionales cualificados estén coordinados con el resto de los componentes del evento.
Debes saber que todos los eventos incluyen componentes audiovisuales en mayor o menor medida. Desde ponencias o clases magistrales, hasta vídeos, proyecciones, pantallas hechas a medida para un contenido específico etc. Un buen partner audiovisual te ayudará a dar vida a las ideas que tengas
Razones para contar con un partner audiovisual para tu evento
Si eres organizador de eventos, o el event manager de una empresa, uno de tus objetivos principales será hacer eventos que refuercen la imagen de marca de tu compañía. Si estos además son una presentación de un producto, es posible que tengas otro objetivo asociado al número de ventas del nuevo producto.
Gracias al sonido, la iluminación, el vídeo y algunos de los avances tecnológicos que se han producido en el sector audiovisual en los últimos años, conseguirás crear el recuerdo que estás buscando en tu audiencia. No obstante, para manejar de la forma correcta este material, se necesitan años y años de esfuerzo y conocimiento técnico.
En VA te contamos las principales razones por las que contar con un partner audiovisual para tu evento, es una de las mejores ideas que puedas tener:
Contarás con personal cualificado desde el primer momento
Sin duda alguna, una de las grandes ventajas que tiene contar con una empresa audiovisual como partner para tus eventos, es que te van a ofrecer el servicio personalizado que necesitas, de la mano de profesionales con cualificación y experiencia. De esta manera te asegurarás poder manejar tanto los elementos visuales, la iluminación y el sonido que incluya tu evento, sin tener que estar preocupado de que algo pueda salir mal.
Un equipo de producción audiovisual profesional te ahorrará tiempo, dinero y disgustos
Contar con una empresa de producción técnica audiovisual sin duda alguna, te va a ahorrar muchos quebraderos de cabeza. Estos profesionales te aportarán ese conocimiento extra que será clave para que el evento sea más eficiente, asegurándose de que todos los elementos técnicos estén integrados y funcionen sin ninguna incidencia.
Lograrás que tu evento tenga el impacto que buscas
Es bastante habitual que todos los eventos, sean del tipo que sean, incluyan diferentes elementos visuales. Presentaciones, vídeos, iluminación, todo suma para potenciar el interés de los usuarios durante el evento. Contar con un equipo audiovisual te asegurará contar con alguien que va a estar pendiente de analizar las necesidades técnicas tanto del espacio, como de las características que vaya a tener tu evento.
Hará que no tengas que preocuparte de los aspectos técnicos de tu evento
Cada evento va a tener su propio ritmo en el que transcurrirán cada una de las ponencias y actividades de la jornada. Los profesionales audiovisuales pueden ayudar a los presentadores a seguir el ritmo, intentando ajustarse a los tiempos marcados. Un monitor con el contenido que se está proyectando, o bien el discurso que tiene que decir e incluso temporizadores, van a ayudar a los speakers a mantenerse en sus tiempos.
Te ayudarán a crear el entorno perfecto para tu evento
Gracias a diferentes soluciones de iluminación, un profesional audiovisual puede crear el ambiente perfecto que transmita los valores, sensaciones y emociones que estás buscando. Además, estas sensaciones se verán aún más reforzadas gracias a diferentes efectos de audio.
Podrás complementar los servicios de iluminación y el sonido, contratando la grabación de la jornada
Trabajar con un equipo audiovisual no solo significa poder contar con el audio y la iluminación que tu evento necesita, sino que también contarán tanto con los conocimientos como con la tecnología para poder hacer grabación de vídeo profesional. Esto te permitirá crear contenido que aumente el alcance que ha tenido la jornada. Además de hacer accesible ese contenido para asistentes que no hayan podido desplazarse físicamente.
¿Cómo elegir al mejor proveedor de servicios audiovisuales para tu evento?
En la actualidad, contamos con multitud de empresas que ofrecen todo tipo de servicios, a distancia de un click. No obstante, imaginemos que quieres hacer un evento corporativo que dure varias jornadas, donde se incluya no solo el audio y la iluminación, sino que también se necesitan contenidos a medida, y que todo quede inmortalizado en vídeo. O imaginemos por el contrario que vas a asistir a una feria, y necesitas un stand a medida que cubra todas las necesidades para mostrar todas tus líneas de producto. Aquí se empieza a complicar el conseguir un proveedor que se ajuste a tus necesidades, ¿verdad?
Consejos para elegir al proveedor de servicios audiovisuales que mejor se adapta a tus necesidades
Es muy posible que ante la gran cantidad de opciones te hayas sentido abrumado, e incluso estés en un punto en el que no sepas bien las opciones que estás barajando cubren tus necesidades o no. Por eso mismo, queremos darte algunos consejos que te servirán para asegurarte de optar por la mejor opción en tu caso particular.
El primer y mejor consejo que nadie te puede dar es… ¡Revisa las referencias! Una empresa con muchas referencias, significa que tiene además mucha experiencia en ese campo.
Otra de las cosas que te puede servir para hacerte una idea es, ¿la empresa te está haciendo muchas preguntas? Normalmente los proveedores audiovisuales para eventos, que son realmente de confianza te harán multitud de preguntas que van a ir desde conocer mejor el concepto creativo de tu evento, los objetivos que tienes, qué tipos de formatos tienes en mente, cómo te gustaría captar la atención de tu audiencia, hasta las fechas concretas en las que será el evento, tu presupuesto, etc. Cuando un profesional audiovisual hace todas estas preguntas, significará que se está comprometiendo con tu proyecto, y busca conocer el máximo de información posible para poder asesorarte.
Tu proveedor audiovisual quiere ver en persona el venue que se va a utilizar para el evento en una visita técnica. Y es que, las fotografías no siempre son iguales a la realidad. Por esto mismo un proveedor de confianza, desplazará a alguien de su equipo para que vea la localización del evento en persona. De esta manera podrá detectar posibles incidencias o puntos que requieran una atención especial.
¿Te está presentando un plan de acción? Cuando estamos hablando de eventos, y aún más en la parte técnica. Absolutamente nada cae en la improvisación. Esto quiere decir que tu proveedor audiovisual querrá tenerlo todo planificado por si ocurriese cualquier tipo de incidencia, poder dar respuesta, haciendo que el evento siga su curso sin ningún tipo de incidente.
Otro de los aspectos que pueden ayudarte a decidir es saber si esa empresa cuenta con el material audiovisual necesario para tu evento. Cada evento tiene unas características diferentes, lo que hace que necesite un material audiovisual diferente que otro evento. Fíjate si tu posible proveedor te está asesorando y ofreciendo soluciones para conseguir el resultado que estás buscando ofrecer a tus asistentes.
Por último, también te puede ayudar a decidir, el saber si tu posible partner está al día de las nuevas tendencias audiovisuales del sector. Si quieres ir un poquito más allá, necesitarás que el equipo audiovisual que escojas cuente con tanto el material técnico, como el conocimiento para poder llevar a cabo tu idea. De esta manera te asegurarás de no estar cortando el potencial de tu evento, por no haber elegido bien al proveedor que va a ejecutar tu idea.
Ahora que ya conoces por qué contar con un buen proveedor es tan importante y las principales guías que te pueden ayudar para elegir, ¿a qué esperas para ponerte en marcha y seguir organizando tu evento?
