Lo cierto es que contar con una productora audiovisual que pueda implementar una buena iluminación, audio y vídeo durante un evento, ¡va a ser fundamental!
Aunque sigue habiendo muchos usuarios que no ven la utilidad de contar con servicios audiovisuales durante un evento, imagina un evento donde no haya nada de iluminación, ni de sonido además de tampoco haber ningún tipo de contenido que refuerce el mensaje del speaker. ¡Qué aburrido! ¿Verdad?
Seguramente perderías el interés muy rápidamente e incluso es posible que te fueses del evento llegado el momento.
Debes saber que contar con una iluminación, vídeo y sonido profesional te va a ayudar no solo a aumentar la experiencia del usuario, potenciando el recuerdo de marca, sino que también te permitirá hacer que los conceptos o el mensaje que quieras transmitir esté mucho más claro. Guiando al usuario a lo largo de las diferentes charlas y ponencias, haciendo que esos nuevos conceptos y conocimientos se afiancen.
Una de las cosas imprescindibles durante un evento es mantener a los asistentes interesados en lo que está ocurriendo en la jornada. Por lo que cuanto más atractivo podamos hacer el evento, ¡mejor!
Ventajas de contar con una productora audiovisual para eventos
Tal y como avanzábamos, cuando se opta por prescindir de servicios audiovisuales profesionales durante un evento, la calidad del mismo va a disminuir exponencialmente. Tanto si estás organizando un workshop, desayuno con clientes, una serie de conferencias, etc, contar con elementos audiovisuales no sólo va a conseguir que transmitas mejor el mensaje, consiguiendo una mayor atención del usuario, sino que va a potenciar el recuerdo de marca, aumentando el engagement del usuario con la misma y como consecuencia, consiguiendo que la experiencia del usuario sea mucho mejor.
En definitiva, aunque las ventajas de contar con una productora audiovisual para eventos son muchísimas, podríamos resumirlo en:
- El contenido audiovisual aumenta el engagement de los asistentes.
- Evita que tengas que preocuparte por los diferentes aspectos técnicos del evento.
- Mantiene la atención del público durante toda la jornada.
- Aumenta el recuerdo de marca.
- Aumenta la tasa de participación de los asistentes durante el evento.
- Ayuda a transmitir mejor los mensajes de marca.
- Hace que el speech del ponente sea más fácil de seguir y claro.
- Ayuda a destacar los mensajes clave de la jornada.
- Ayuda a transmitir resultados o gráficas de datos.
- Minimiza errores, aumentando la experiencia de usuario.
- Hace que las vivencias del evento puedan ser transmitidas in streaming o a asistentes en remoto.
- Permite que el contenido pueda ser grabado para su posterior uso.
- Permite que asistentes que no puedan desplazarse físicamente a la localización del evento, puedan seguir las actividades del evento. Por lo que aumenta el alcance de asistentes.
Aspectos que debes tener en cuenta para saber qué equipo audiovisual vas a necesitar
Como en VA siempre decimos, nunca hay dos eventos que tengan las mismas necesidades audiovisuales. Esto se debe a que dependiendo del tamaño, los objetivos del evento y la propia localización donde se vaya a realizar, las necesidades que puede haber variarán. Pero, veamos los aspectos que influyen en el tipo de equipo audiovisual que vas a necesitar:
- El tamaño de tu evento: sin duda alguna, el número de asistentes que va a tener tu evento va a determinar el material audiovisual que vas a necesitar. Además también tendrás que tener en cuenta si vas a tener a un ponente o varios en el mismo momento. Aspecto imprescindible si se van a realizar workshops o mesas redondas
- Actividades del evento: Otro de los aspectos que tendrás que tener en cuenta son las actividades que se van a desarrollar durante el evento. Es posible que el evento se desarrolle en una sala, o bien que haya varios eventos que se están desarrollando de manera paralela.
- El tipo de contenido: Saber el tipo de contenido que se va a transmitir también te va a ayudar a definir los materiales que se deberán utilizar. De esta manera, en función de si son gráficos, imágenes, vídeos etc, podrás elegir un tipo de soporte u otro. También te ayudará saber si el contenido debe de ser interactivo o no, ya que de esta manera podrás decidir la mejor forma de incluirlo para que todos los asistentes puedan tener la mejor visualización posible.
- Tipo de retransmisión del evento: Otro de los aspectos que deberás tener en cuenta es si el evento se va a retransmitir a asistentes que no van a estar físicamente en el evento.
- El tipo de conexión wifi va a haber: Contar con una buena conexión wifi va a ser fundamental para que el evento vaya bien. Asegúrate de tener el bando de ancha que necesitas.
- Personal técnico presente en el evento: Otro de los aspectos que deberás tener en cuenta es contar con diferentes perfiles técnicos durante el evento que te permitan poder resolver cualquier tipo de incidencia que pueda surgir.
Elementos audiovisuales básicos que vas a necesitar durante un evento
Como puedes ver, son muchos los factores que influyen a la hora de que un evento salga bien. Tanto si se trata de un gran evento, como una jornada corporativa más pequeña, deberemos intentar que la experiencia del usuario sea la mejor posible.
Las tareas que hay que realizar para que un evento salga bien, son muchísimas, por eso mismo queremos facilitarte los elementos audiovisuales que consideramos básicos para cualquier evento que se precie. Estos son:
El Escenario
Uno de los errores más habituales de un evento, es solamente tener en cuenta el número de asistentes que va a tener. No obstante, cuando se analiza el escenario, buscando asegurarnos de una correcta visualización desde los diferentes puntos de la sala, aseguraremos que los asistentes van a tener la mejor experiencia posible.
Además de contar con una pantalla que se ajuste a las medidas de la sala y sus características, al tipo de contenido que se va a proyectar, y al nivel de asistencia del evento, será necesario contar con un buen ordenador portátil que cuente con una gran capacidad respecto al almacenamiento de datos.
Otro de los aspectos que deberás cuidar, es corroborar que el ordenador es compatible tanto con la pantalla o proyector, como con los diferentes elementos a los que lo vayas a conectar.
El monitor
Otra de las cosas que deberás elegir adecuadamente será el monitor. Para ello deberemos asegurarnos de que tiene batería o pilas suficientes para aguantar durante todo el evento. También deberás comprobar que cuentas con los cables necesarios para conectarlo al proyector, pantalla u ordenador.
Los micrófonos
Respecto a los micrófonos, hay diferentes cosas que debes tener en cuenta:
- Deberás asegurarte de contar con todas las unidades que necesites.
- Tendrás que analizar el espacio para elegir el tipo de micrófono que mejor se adecúe.
Además de lo anterior, previamente deberás asegurarte de que todo funciona correctamente, solventando cualquier tipo de incidencia técnica que puedas tener.
Los altavoces o el equipo de sonido
No olvides elegir los altavoces que mejor se adaptan a tus necesidades. Ya que en caso contrario podrías tener asistentes a los que no les está llegando la información que el ponente quiere transmitir. Además de esto, de no elegir los altavoces adecuados, podrías tener un sonido con interferencias. Por lo que presta la atención y cuidado a este tema para hacer la elección correcta.
El proyector o la pantalla que vas a utilizar
Tanto si estás pensando en utilizar una pantalla LED como si vas a usar una pantalla de proyección para eventos deberás elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades, teniendo además en cuenta las características del espacio donde se va a desarrollar el evento.
Haz que tu evento sea inolvidable
Todos hemos asistido en alguna ocasión a algún evento donde ha habido problemas técnicos, o donde la sala era muy pequeña/grande, donde las ponencias eran aburridas y no aportaban nada. Como estamos seguros de que tu también, desde VA te recomendamos dar un salto de calidad que te permita crear la mejor experiencia posible.
No podemos dejar de mencionar, que cuando un usuario tiene una experiencia mejorable durante un evento, automáticamente desconecta del mismo, haciendo que muchas veces el usuario incluso llegue a abandonar el recinto del evento. Por eso mismo, cada uno de los aspectos que forman parte de un evento, deben estar pensados al detalle para ofrecer la mejor experiencia global posible.
Si ya estás planificando tu próximo evento, no dudes en escribirnos al info@va361.com
