Hablemos de equipamiento audiovisual Qué es, lista de material imprescindible y consejos para cuidar del equipo.

Hablemos de equipamiento audiovisual: Qué es, lista de material imprescindible y consejos para cuidar del equipo

Los eventos son sin duda acciones de marketing y comunicación muy estresantes ya que requieren de muchísima preparación previa para que todo salga bien.

Debemos tener en cuenta que un evento no es solamente lo que ocurre durante esa jornada, sino que se debe planificar toda la logística tanto anterior como posterior que asegure que tanto el material como el personal técnico va a llegar a tiempo. Esto será crucial si queremos tenerlo todo listo para que el evento pueda seguir el planning establecido en la agenda.

No obstante, si no te dedicas profesionalmente al sector audiovisual, queremos empezar por lo más básico:

¿Qué es el equipo audiovisual de un evento?

Cuando hablamos de «equipo audiovisual» hacemos referencia a todos los dispositivos que se encargan de procesar o generar cualquier tipo de efecto audiovisual, es decir, altavoces, monitores, proyectores, micrófonos… ¡Entre otros muchos!

Tanto si el evento es de grandes dimensiones, con muchos requerimientos audiovisuales, como si es un evento de menor escala. Siempre necesitarás de determinados elementos audiovisuales. Contar con un buen sonido e iluminación es uno de los aspectos cruciales para cualquier evento corporativo.

¿De qué depende el equipo audiovisual que se usa en un evento?

Lo cierto es que el tipo de material audiovisual que se usa en un evento va a depender de muchísimos factores:

  • Las necesidades y gustos del cliente.
  • Sus objetivos corporativos.
  • El mensaje que se intenta transmitir durante la jornada.
  • El tipo de público que va a asistir al evento.
  • El venue donde se va a realizar (con sus diferentes características y su capacidad).
  • El presupuesto con el que cuente el cliente.
  • Etc.
Todo influye a la hora de elegir el material que mejor se adapta a ese evento en concreto. Y es que como siempre decimos, no hay dos eventos, con las mismas necesidades audiovisuales.

La importancia de contar con un equipo de producción audiovisual durante tu evento

Lo cierto es que no contar con un buen servicio audiovisual para tu evento, puede tener consecuencias atroces durante el mismo. Desde fallos en el audio, retroalimentación  de sonido, pantallas que no funcionan y/o no se ven correctamente, etc. Todo ello puede hacer que la experiencia de tus asistentes no sea la adecuada, haciendo que su recuerdo del evento no sea el más óptimo.

Lo que nosotros en VA siempre recomendamos es hacer una buena planificación previa de todo el material que se va a necesitar, asegurándose de hacer varias pruebas de funcionamiento antes del propio evento. De esta manera en el caso de tener algún tipo de fallo, se podrá solventar previamente sin que afecte al ritmo del evento.

Lista de material audiovisual que más se usa en eventos

Aunque como hemos comentado anteriormente, el material que se usa en cada evento puede variar, lo cierto es que algunos elementos suelen repetirse en prácticamente todos los eventos. Los más habituales son:

Cajas de resonancia o mezcladores de audio

Estos dispositivos sirven para ajustar el volumen de los micrófonos, también te ayudarán a equilibrar el sonido y evitar que haya solapes de sonido.

Cuando se usa un mezclador, tu técnico de sonido necesitará saber cuántos micrófonos se van a usar durante ese evento. En el caso de que se necesiten micrófonos extra, para ponentes que van a intervenir en un momento puntual o bien para los asistentes, el técnico de sonido deberá asegurarse de contar con canales suficientes para todos.

Proyectores o pantallas LED para eventos

En este sentido, no solamente deberás tener en cuenta las características del salón para eventos que vayas a utilizar, sino también las necesidades de tu cliente y el tipo y formato de contenido que va a utilizar.

De esta manera podrás elegir el mejor tipo de pantalla o el tipo de proyector que mejor se adapte a esa situación en concreto.

Micrófonos

Es de suma importancia que todos los asistentes, estén en la zona de la sala donde estén puedan oír perfectamente al ponente. No obstante, deberás asegurarte de elegir el micrófono que se adapte a las necesidades que tenga tu evento.

Además de esto,  deberás tener en cuenta el número de micrófonos que vas a necesitar, ya que deberás contar con los canales suficientes.

Videowalls

Esta es una de las opciones más usadas cuando se quieren proyectar varias imágenes al mismo tiempo, ya que debido a su tamaño, permiten proyectar muchísima información.

En estos casos, suele ser necesario contar con contenido creado específicamente para proyectarlo en ese dispositivo, ya que de esta manera nos aseguraremos de poder ofrecer la mayor calidad posible.

Al igual que ocurre con las pantallas LED y los proyectores, existen muchos tipos de videowalls. La elección del más adecuado dependerá de muchos factores, como:

  • El presupuesto.
  • El tamaño del venue.
  • El objetivo del evento.
  • Etc.

Por eso mismo, se debe siempre analizar la situación de manera personalizada para optar por la mejor opción posible.

Y aunque lo siguiente que vamos a comentar no forma parte del material audiovisual, no debemos olvidarnos de mencionar a los técnicos, ya que sin ellos, podremos contar con el material más avanzado, pero igualmente, esta tecnología no podría funcionar sin su experiencia y conocimiento.

Los técnicos de sonido, audio y vídeo

Tal y como avanzábamos en el párrafo anterior, sin técnicos puedes contar con el material audiovisual más avanzado que no te servirá de nada.

Contar con profesionales cualificados y con experiencia te asegurará el poder resolver cualquier tipo de incidencia que pueda ocurrir durante el evento. Igualmente, estos profesionales se asegurarán de hacer todo tipo de pruebas, para asegurar de que todo está funcionando correctamente.

El suministro eléctrico del venue

Aunque no es un elemento audiovisual, lo hemos incluido en el listado ya que es imprescindible que revises el nivel de suministro eléctrico que tiene ese venue. Normalmente recomendamos hacer esta comprobación durante la site visit.

Dependiendo de las necesidades que tenga tu evento, es posible que en algunos casos debas contar con electricidad suplementaria para realizar algunas producciones donde haya muchos sistemas trabajando de manera simultanea. En esos casos se suele optar por generadores externos.

Consejos para cuidar de un equipo audiovisual

Los equipos audiovisuales, requieren de un cuidado y mantenimiento para poder mantenerlos en óptimas condiciones. A continuación te damos algunos de los consejos básicos que necesitas, para que tu equipo funcione de la mejor manera.

Limpia la trasera de todas tus pantallas y monitores

Uno de los consejos más simples, es intentar mantener limpia la parte trasera de todas las pantallas y monitores. En la parte trasera estos dispositivos cuentan con unas rejillas de ventilación, que en el caso de acumular suciedad, no funcionarán correctamente, haciendo que el dispositivo tenga una temperatura más elevada.

Además de esto, también recomendamos limpiar los paneles de control. Este gesto tan simple puede alargar su vida útil exponencialmente.

Comprueba el filtro de tu proyector

Lo más habitual es que los proyectores cuenten con filtros reemplazables. Por lo que siempre es recomendable revisar el estado de los filtros y en caso necesario limpiarlos o bien reemplazarlos por uno nuevo. Nosotros recomendamos contar siempre con filtros de repuesto para poder utilizarlos en cualquier momento, en caso de necesidad.

Esta precaución evitará que el dispositivo se sobre-caliente.

Apague y encienda su sistema AV

Es altamente recomendable que reinicies el rack de tu equipo al menos una vez cada varios meses. De esta manera evitarás que los equipos almacenen información que no es necesaria, ralentizando su operativa.

Mantén el almacén limpio

Otro de los aspectos que no se suelen tener en mente pero que es fundamental es mantener el almacén donde se guarda el material audiovisual lo más limpio posible. De esta manera evitarás que los equipos acumulen polvo, pudiendo afectar a su funcionamiento.

Además esta precaución, también ayudará a que la logística tanto previa al evento, como posterior al mismo sea más fluida y ágil. Optimizando los tiempos de preparación del material.

Si estás preparando tu siguiente evento, ¡no dudes en contar con VA 361 Productions como tu partner audiovisual para eventos!

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