Elegir la localización adecuada para un evento es una de las decisiones más importantes en la fase de planificación. Ya sea un congreso, una conferencia, una presentación de producto o una fiesta corporativa, el lugar puede determinar el éxito o el fracaso del evento. En VA 361 Productions, como especialistas en producción audiovisual para eventos, entendemos que cada detalle cuenta, y la elección del venue es fundamental.

A continuación, te compartimos una guía completa con consejos, consideraciones técnicas y aspectos logísticos que debes tener en cuenta al seleccionar el espacio ideal para tu próximo evento corporativo.

Define el tipo de evento que vas a realizar

No todos los eventos requieren el mismo tipo de espacio

Cada tipo de evento tiene necesidades específicas que influyen directamente en la elección del lugar. Desde el tamaño del espacio hasta su diseño y funcionalidad, es vital considerar las particularidades de la experiencia que deseas ofrecer.

Pregúntate:

• ¿Es un evento formal o informal?

• ¿Cuántas personas asistirán?

• ¿Requiere zonas de networking, backstage, o camerinos?

Piensa también en si habrá actividades simultáneas, traducción simultánea o demostraciones en vivo. Todo esto influye en la logística y necesidades del venue.

Ubicación geográfica y accesibilidad

Facilita la llegada de tus asistentes

Uno de los factores que más influye en la asistencia y puntualidad de los invitados es la accesibilidad del lugar. Una buena ubicación garantiza que los participantes lleguen sin inconvenientes, lo que mejora la experiencia general del evento.

El lugar debe ser accesible tanto para el público como para el equipo técnico. Considera factores como:

• Proximidad al transporte público

• Conexiones por carretera

• Disponibilidad de estacionamiento

• Cercanía a hoteles si se trata de un evento de varios días

Valora también la accesibilidad para personas con movilidad reducida. Rampas, ascensores y baños adaptados son indispensables para garantizar una experiencia inclusiva.

Características técnicas del espacio

Infraestructura adecuada para producción audiovisual

Para que un evento corporativo luzca profesional y bien ejecutado, es indispensable que el espacio cuente con las condiciones técnicas necesarias. Una infraestructura adecuada permite un montaje seguro y eficiente de todos los elementos audiovisuales.

Desde VA 361 Productions sabemos que una buena infraestructura es clave para garantizar una excelente experiencia audiovisual. Evalúa:

• Capacidad eléctrica suficiente para equipos de iluminación, sonido y video

• Altura del techo para colgar estructuras o pantallas

• Acústica del recinto

• Posibilidades de oscurecimiento si se usará proyección

Un recinto bien equipado también debe contar con accesos para carga pesada, bodegas temporales, y protección para los cables (canaletas o puentes para cableado).

Conectividad y tecnología

En la era digital, la conectividad es esencial. No solo para el equipo de producción, sino también para los asistentes, especialmente si el evento incluye elementos interactivos o participación remota.

Hoy en día es imprescindible que la localización cuente con buena conexión a internet (idealmente fibra óptica o WiFi empresarial), especialmente si se requiere transmitir el evento por streaming o se realizará una experiencia híbrida.

Considera también si el lugar tiene sistemas de control centralizado para luces, sonido e imagen. Esto facilita el manejo profesional y reduce el margen de error durante el evento.

Capacidad y distribución del espacio

Aforo y flexibilidad del layout

Una localización versátil que se adapte a diferentes configuraciones permite mayor libertad creativa. Además, es clave para asegurar que se cumplan todas las normativas de seguridad y comodidad.

Comprueba que el espacio puede adaptarse al formato de tu evento:

• Montaje tipo teatro, escuela, cabaret, etc.

• Espacios anexos para zonas de descanso, networking, o stands

• Aforo permitido según normativas locales de seguridad

Asegúrate también de que los accesos, puertas y pasillos permitan un flujo cómodo de los asistentes, evitando aglomeraciones o cuellos de botella.

Presupuesto y relación calidad-precio

Analiza lo que incluye el alquiler

Conocer exactamente qué incluye el alquiler del espacio te ayudará a evitar costes ocultos y tomar decisiones informadas. Un presupuesto claro también facilita la planificación general del evento.

Algunos espacios ofrecen paquetes con mobiliario, seguridad, limpieza o incluso equipos audiovisuales. Otros requieren contratar todo por separado. Evalúa:

• Precio total del alquiler

• Servicios incluidos

• Tiempos de carga y descarga

• Costes extra por horas adicionales

Consulta si hay tarifas especiales para eventos de varios días, descuentos por pago anticipado o penalizaciones por cancelaciones. Cada detalle puede influir en el presupuesto final.

Reputación del lugar y soporte profesional

Elige venues con experiencia en eventos corporativos

Trabajar con un espacio que tenga experiencia en eventos similares al tuyo puede marcar la diferencia. La profesionalidad del equipo del recinto influye directamente en la fluidez y el éxito del evento.

La trayectoria del lugar puede ser determinante. Busca referencias, casos de éxito y opiniones de otros organizadores. Un equipo técnico del recinto que comprenda las necesidades de una producción audiovisual facilita la coordinación y reduce imprevistos.

Pregunta también si ofrecen un coordinador de eventos designado, que actúe como punto de contacto antes y durante el evento.

Seguridad y normativas vigentes

Cumplimiento legal y protocolos de emergencia

Garantizar la seguridad de los asistentes es una responsabilidad fundamental. Un venue que cumple con las normativas transmite confianza y previene contratiempos legales.

Verifica que el espacio cuente con:

• Licencias en regla

• Salidas de emergencia

• Sistemas de detección y extinción de incendios

• Personal de seguridad

Asegúrate de que haya un plan de evacuación actualizado y que el personal sepa cómo actuar ante situaciones de emergencia. Esto incluye la presencia de desfibriladores y botiquín de primeros auxilios.

Ambiente y estilo del espacio

Estética que potencie tu marca

La imagen del espacio debe estar alineada con la identidad de tu empresa y el mensaje que quieres transmitir. Un lugar con personalidad facilita la decoración y mejora la percepción de los asistentes.

El estilo del venue debe reflejar la identidad de tu empresa. Hay espacios industriales, minimalistas, clásicos o naturales. Elegir uno u otro puede reforzar el mensaje del evento y facilitar la decoración sin necesidad de transformar completamente el lugar.

Evalúa también la iluminación natural, el tipo de mobiliario disponible y la posibilidad de personalizar espacios con tu marca.

Claves de la producción audiovisual en la localización

Planificación y scouting con el proveedor audiovisual

El trabajo conjunto entre organizador y proveedor audiovisual es vital para prever cualquier necesidad técnica. Una visita previa al espacio asegura que el diseño escénico sea funcional y estéticamente impactante.

En VA 361 Productions realizamos visitas técnicas para planear la disposición de pantallas, sonido e iluminación. Recomendamos:

• Hacer scouting con el proveedor audiovisual

• Coordinar accesos para el montaje y desmontaje

• Medir la reverberación sonora y condiciones de iluminación natural

También es clave evaluar si hay interferencias de señal, ruidos externos o fuentes de luz no controlables. Esto afecta directamente la calidad de grabaciones y transmisiones en vivo.

Elegir la localización perfecta para tu evento corporativo requiere análisis, estrategia y conocimiento técnico. No se trata solo de alquilar un espacio bonito, sino de encontrar uno funcional, accesible, seguro y alineado con los objetivos de tu marca.

En VA 361 Productions te acompañamos en cada paso para asegurar una experiencia memorable. Contamos con un equipo de expertos en producción audiovisual que se adapta a cualquier espacio y tipo de evento, aportando soluciones creativas, técnicas y logísticas.

¡Haz que tu próximo evento destaque desde la elección del lugar!