Los procesos logísticos que empiezan antes de que ocurra un evento y terminan con la recogida y almacenamiento de material, son fundamentales para el éxito de un evento.
Los procesos logísticos de una empresa de producción audiovisual están para dar apoyo a la preparación del mismo. No obstante, también tiene mucha importancia durante las diferentes etapas tanto de desarrollo como de planificación del mismo.
No obstante, antes de empezar a contarte más cosas, empecemos por lo más básico:
¿Qué es la logística de eventos?
Planificar y llevar a cabo un evento, requiere estar pendiente y cuidar de muchísimos detalles. Como organizador, tendrás que establecer los objetivos que buscas conseguir, además de esto, deberás pensar y definir un concepto creativo que haga que tu evento sea diferente a otros eventos del mismo tipo, también deberás establecer todas las actividades que quieres que se vayan desarrollando, con un planning de organización interno definido estableciendo cuándo tiene que llegar cada cosa, y cuándo se va a empezar a montar el espacio y en qué momento se desmontará. Por si todo lo anterior fuese poco, tendrás que contar con diferentes proveedores para contar con todos los servicios que necesitas y por último, tendrás que conseguir que todo salga de manera coordinada para que no falte ningún detalle.
Dentro de todo este maremágnum de actividades y tareas a realizar, la logística de eventos se va a referir a toda la logística del evento que precede al gran día, y también la que ocurre después de que el evento termine para los asistentes.
La importancia que tiene contar con un buen proceso logístico para un evento
Lo cierto es que el proceso logístico, es uno de los procesos que ocurren en todos los eventos, pero de los que realmente no muchas personas son realmente conscientes.
Para que un evento ocurra sin inconvenientes, no solamente se deberemos saber el material que necesitaremos, sino que también se tendrá que preparar todo el material que se vaya a utilizar, posteriormente deberemos empaquetarlo correctamente, de esta forma evitaremos cualquier tipo de deterioro del material. Además de esto, manos expertas deberán proceder a su montaje y utilización, una vez finalizado el evento para los asistentes, se deberá desmontar de la manera más eficiente posible, y volviendo a realizar otro transporte al almacén o a la nueva localización del siguiente evento.
Es decir, como ves, en un evento, no cabe un ápice de improvisación. Debes saber que en VA solemos incorporar un project manager que se encarga de cada evento de principio a fin. De esta manera, esta persona no sólo se encarga de asesorar al cliente de manera personalizada, sino que también organiza las diferentes fases del pre-evento, evento y post-evento. De esta manera nos aseguramos que cada uno de los proyectos que realizamos, se lleven a cabo sin complicaciones para nuestros clientes.
Hay ciertas cosas que se deben tener en cuenta. Analizamos algunas de ellas:
Aspectos cruciales en la logística de eventos
Son muchos los aspectos que deben ser tenidos en cuenta cuando hablamos de la logística de eventos. Existe una serie de factores que, una vez analizados, pueden ayudar a llevar a cabo un evento exitoso. Aquí te presentamos algunos de los más importantes.
Cuando hablamos de logística de eventos, nos referimos específicamente a la especialidad que incluye desde el almacenamiento de los materiales que se van a usar hasta la preparación de los mismos para el evento, su transporte y la posterior recogida y almacenamiento.
Estos procesos que se llevan a cabo de manera interna, tienen el objetivo de conseguir que el evento vaya bien sin más complicaciones. Además de resolver cualquier inconveniente que pueda surgir.
El almacenamiento de material audiovisual
Muchas veces, cuando hablamos de logística, se asocia directamente con el almacenamiento. No obstante, cuando hablamos específicamente del sector audiovisual, debemos contar con que tendremos la necesidad de almacenar una gran cantidad de material: focos, luces, mesas de sonido… Es por esto que deberemos tenerlo no sólo almacenado, sino organizado de tal manera que sepamos la cantidad funcional que tenemos de cada elemento.
Debes tener en mente que es bastante habitual tener varios eventos que se están realizando al mismo tiempo. Por lo que saber dónde está cada uno de los elementos técnicos, nos va a ayudar a organizarlo todo, sin tener ningún faltante.
El transporte de material audiovisual
Otro de los aspectos que se suelen incluir dentro de la logística es el transporte de material. En este sentido, debemos insistir en su importancia, debido a que el material audiovisual es bastante frágil, por lo que de no transportarse correctamente, es posible que suframos alguna rotura de material.
Además de esto, cuando hablamos del transporte, también debemos hablar de planificación, y es que deberemos tener en cuenta los tiempos de producción tanto propios como de los posibles proveedores con los que trabajemos. Tomar esta pequeña precaución va a evitar que podamos llegar fuera de plazo con la mercancía de un evento.
Como en todo proceso logístico, deberemos intentar optimizar el transporte que vayamos a realizar de la mejor manera. Durante un evento, siempre surgen imprevistos, por lo que una mayor planificación va a permitirnos una mayor capacidad de respuesta en el caso de ocurrir cualquier incidente.
Es bastante habitual utilizar una planilla para saber qué tenemos en la nave y cuándo. De esta manera nos aseguramos de tener el material disponible siempre que lo necesitamos.
Por otro lado, aunque no esté dentro de la logística puramente, también deberemos contar con el desplazamiento y alojamiento de los trabajadores y técnicos que van a trabajar en el evento. Y es que, ¡sin los técnicos, no se podrá llevar a cabo el evento! Ya que es imprescindible tener conocimiento cualificado para el manejo de los materiales audiovisuales que se usarán durante el evento.
Cosas importantes que no debemos olvidar en la logística para eventos
Cuando ofrecemos servicios audiovisuales para eventos, debemos tener en cuenta que es imprescindible contar tanto con el equipo humano, como con el material y técnico, ya que si uno de ellos falla, no podremos ofrecer el servicio. Esto hace que dentro de las claves para ofrecer un buen servicio audiovisual sea:
Contar con material técnico de sonido, audio e iluminación profesional y de buena calidad
Antes de la realización de un evento, es imprescindible no solo revisar que contamos con el equipo técnico necesario, sino que también deberemos asegurarnos que no estará en uso en esa misma fecha en otro evento. Y es que antes de cada evento, el project manager establecerá el material a utilizar, este paso es imprescindible , ya que el material audiovisual que se usa en cada evento, debe adecuarse a las necesidades particulares del cliente, al concepto creativo de su evento y a las características que tiene el venue donde se va a realizar el evento.
El equipo humano que va a dar soporte en el evento
Etapas por las que pasa la logística de un evento
Como hemos comentado en otros artículos anteriormente, cuando hablamos del mundo de los eventos, hay diferentes etapas por las que pasa cualquier proyecto. No obstante, cuando hablamos de la logística que ocurre, pero que no se suele ver, que hace que un evento salga bien, debemos tener en cuenta que cada proceso lleva su tiempo, y debemos organizarlo con antelación para evitar cualquier tipo de inconveniente.
Comienza planificando todo lo que tu evento va a necesitar
Como hemos avanzado anteriormente, todo evento cuenta con diferentes fases y procesos. Aunque en nuestras redes sociales y blog hemos comentado en más de una ocasión las diferentes fases por las que pasa un evento, en este caso, nos vamos a centrar solamente en la parte de logística del evento. Debemos saber que el proceso logístico empezará con la planificación del evento.
Es decir, hay que saber el material que necesitaremos y las fechas exactas. De esta manera, podremos ver el stock que tenemos disponible, y en el caso de que el evento esté confirmado, podremos reservar el material (de esta manera evitaremos que otro compañero pueda disponer de este material en la misma fecha del evento confirmado).
Desplazamiento hasta la localización del evento y montaje del equipo audiovisual
Una vez llega la fecha del evento, deberemos desplazar el material hasta el lugar donde se va a llevar a cabo el evento y realizar el montaje. Durante esta fase, es imprescindible que contemos con equipo cualificado, ya que realizar un mal montaje repercutirá en la seguridad de todos los asistentes al evento.
En VA siempre solemos recomendar que a parte del project manager que ha ido trabajando con el cliente ofreciendo las diferentes soluciones a cada necesidad técnica planteada, también esté durante el evento diferente personal técnico. De esta manera, se encargarán de resolver cualquier problema técnico que pueda surgir durante el mismo.
¡Llega el momento del evento!
Y este es el momento de la verdad, si el evento se ha planificado correctamente lo más habitual es que no ocurran nada fuera de lo planificado.
Es posible que llegados a este punto te preguntes, ¿y si alguno de los materiales falla? En este sentido debes saber que se suele contar con material extra para poder dar respuesta en el caso de un fallo del propio equipo.
Una vez el evento ha finalizado, llega el desmontaje del mismo
Una vez ha terminado el evento, llegará el momento de empezar a desmontar y recoger el material. Como en VA 361 siempre decimos, para nosotros un evento no termina cuando el evento termina para los asistentes, sino que debemos contar siempre con el proceso de desmontaje, transporte y almacenamiento del material además del proceso de debriefing (del que te hablamos más adelante).
Cuando hablamos de desmontar el material técnico, tendremos que tener especial cuidado de no dañar ninguno de los componentes. Además de esto, deberemos coordinar los tiempos para el posterior transporte en camiones, haciendo que el desalojo de la localización del evento sea ordenada y no suponga inconvenientes para el venue donde se ha realizado.
El ultimo paso de un evento: el debriefing
Una vez ha terminado oficialmente un evento, en VA 361 Productions añadimos siempre un paso adicional. Durante este punto del proceso, nos gusta pararnos a analizar cómo ha ido el evento y si hay algo que podamos cambiar o mejorar en el proceso.
Además de esto, solemos siempre hablar con cada uno de nuestros clientes, no solo para obtener su feedback directo, sino también para incluir cualquier punto de mejora o sugerencia y que cada día nuestro servicio mejore.
Debes saber que en nuestra compañía tenemos establecido un proceso de mejora continua que afecta no solo al material técnico que tenemos en la compañía, sino que también afecta a todos nuestros trabajadores, tanto los que forman la capa técnica, como a estructura.
Y tu, ¿conocías todos estos procesos previos que influyen en un evento?
