La planificación de un evento, ya sea corporativo, social o técnico, involucra una serie de pasos detallados y una meticulosa organización. Entre estos, uno de los aspectos más cruciales y a menudo subestimados es realizar una visita técnica a la localización del evento. Esta visita, que puede parecer innecesaria para algunos, es clave para asegurar que todo funcione a la perfección el día del evento.
En este artículo, exploraremos la importancia de realizar esta visita previa al evento, los beneficios que ofrece para los organizadores, las empresas y el personal técnico, y cómo puede evitar contratiempos imprevistos. También brindaremos consejos prácticos para aprovechar al máximo la visita técnica.
¿Qué es una visita técnica para eventos?
Una visita técnica es una inspección previa al evento que tiene lugar en la localización seleccionada, con el fin de evaluar las condiciones del espacio, identificar necesidades específicas y anticipar posibles problemas técnicos. Es una revisión en la que participan todos los involucrados en la parte técnica del evento: organizadores, personal de audio y video, diseñadores de iluminación, ingenieros de sonido, entre otros.
El objetivo principal de esta inspección es obtener un panorama detallado del lugar y asegurar que todo el equipo necesario pueda ser instalado y operado de manera eficiente, reduciendo cualquier posibilidad de fallos técnicos durante el evento.
Importancia de realizar una visita técnica
1. Conocer las características del lugar
El primer beneficio de una visita técnica es obtener una comprensión completa de las características físicas del espacio. No todos los lugares son iguales, y cada uno presenta desafíos únicos que deben abordarse de manera diferente.
Factores a considerar:
- Dimensiones del espacio: ¿El tamaño del lugar se ajusta a las necesidades de tu evento? Esto es vital para saber si caben todos los asistentes cómodamente y si hay suficiente espacio para el equipo técnico.
- Distribución y accesos: Es fundamental identificar la mejor manera de distribuir el mobiliario, equipo audiovisual, escenarios, pantallas, etc. También es importante conocer las rutas de acceso y salida, tanto para el público como para el personal técnico.
- Condiciones acústicas: Algunas localizaciones pueden tener problemas acústicos que deben resolverse o mitigarse mediante equipos de sonido especializados. La acústica del lugar es crucial para la calidad del audio.
La evaluación de estos elementos es clave para evitar sorpresas desagradables durante el evento.
2. Evaluación de la infraestructura técnica
La infraestructura técnica del lugar es uno de los aspectos más críticos de un evento, especialmente cuando hablamos de eventos que requieren una gran cantidad de equipo audiovisual, iluminación profesional, y sistemas de comunicación en tiempo real.
Puntos clave a evaluar:
- Suministro eléctrico: Es esencial conocer la capacidad eléctrica del lugar. Algunos espacios pueden no estar preparados para soportar una gran carga de equipos técnicos, lo que puede llevar a sobrecargas y fallos en el sistema eléctrico.
- Puntos de conexión: Durante la visita técnica se debe identificar si hay suficientes enchufes y puntos de conexión para todo el equipo necesario, desde micrófonos y cámaras hasta luces y proyectores.
- Internet y conectividad: Muchos eventos hoy en día dependen de una conexión a internet robusta. Si es necesario, se puede planificar la instalación de una red Wi-Fi dedicada para el evento.
3. Anticipación de posibles problemas técnicos
Otra ventaja de realizar una visita técnica es poder anticipar problemas técnicos y solucionarlos antes del día del evento. No es raro que los organizadores se enfrenten a dificultades inesperadas que pueden afectar la calidad del evento o incluso causar retrasos.
Por ejemplo:
- Un problema común es la falta de señal o problemas de cobertura en ciertas áreas del lugar. Durante la visita, puedes identificar estos puntos ciegos y planificar soluciones, como la instalación de repetidores de señal o antenas móviles.
- También se pueden encontrar limitaciones de espacio o dificultades logísticas que afectan la instalación del equipo, algo que puede resolverse con anticipación.
Cómo hacer una visita técnica efectiva
Una vez comprendida la importancia de la visita técnica, es fundamental saber cómo llevarla a cabo de manera eficiente. Aquí te ofrecemos una guía de los pasos más importantes a seguir.
1. Involucrar a todo el equipo técnico
Es crucial que, durante la visita técnica, asistan no solo los organizadores, sino también los encargados de las distintas áreas técnicas. Esto incluye a técnicos de sonido, iluminación, video, producción, y logística. Cada uno de ellos tiene una perspectiva única y puede identificar necesidades o problemas específicos.
2. Crear un plan detallado
Antes de la visita, es recomendable tener un plan detallado del evento, que incluya:
- El número de asistentes esperados.
- La distribución del espacio.
- El tipo de equipo técnico que se utilizará.
- Las áreas que requerirán una atención especial, como la zona del escenario o el área para los invitados VIP.
Tener esta información preparada permitirá hacer preguntas específicas y asegurarse de que se están considerando todos los aspectos.
3. Tomar mediciones y notas
Durante la visita, es fundamental tomar notas detalladas de todas las observaciones, así como mediciones precisas de las dimensiones del lugar, altura de techos, distancias entre puntos clave, etc. Estas medidas serán útiles al momento de instalar equipos y planificar la disposición del espacio.
Además, es importante contar con un registro visual, por lo que se recomienda tomar fotos o videos del lugar.
Consecuencias de no realizar una visita técnica
No realizar una visita técnica puede generar varios problemas y comprometer el éxito de un evento. Estos son algunos de los posibles inconvenientes:
1. Equipos incompatibles con el lugar
Es posible que, sin una visita técnica previa, llegues al día del evento con equipos que no sean adecuados para el lugar. Por ejemplo, proyectores que no tienen suficiente potencia para la distancia o luces que no pueden colocarse debido a la falta de estructuras de soporte.
2. Fallos eléctricos y sobrecargas
El fallo en la planificación del suministro eléctrico puede provocar sobrecargas o apagones durante el evento. Sin una visita técnica, es difícil conocer la capacidad del lugar para soportar todo el equipo eléctrico necesario.
3. Problemas de logística
Los accesos limitados o las áreas de carga y descarga poco funcionales pueden causar retrasos en la instalación del equipo o dificultades en la gestión del personal técnico, lo que afectará la preparación del evento.
Realizar una visita técnica antes de un evento es un paso fundamental que no debe pasarse por alto. Este proceso permite identificar potenciales problemas, anticiparse a desafíos logísticos y técnicos, y garantizar que el evento se desarrolle sin inconvenientes.
Para empresas organizadoras y personal técnico, esta práctica asegura que el evento esté alineado con las expectativas del cliente y que los equipos audiovisuales y de producción funcionen de manera óptima. Al final del día, el éxito de un evento radica en los detalles, y una visita técnica proporciona el conocimiento necesario para cubrir cada uno de ellos.
