La organización de eventos, es una de las piezas clave que consiguen que una jornada corporativa, workshop o presentación de producto sea todo un éxito. No obstante, lo cierto, es que es fácil pensar que un evento sale bien por arte de magia, sin embargo, la realidad es que para hacer que un evento pase de una mera idea a ser una realidad, hace falta invertir mucho tiempo, además de coordinación y organización previa. Y es que dentro de un evento, hay muchísimos elementos que se deben coordinar para que todo salga perfecto.
En este artículo te contamos algunos de los aspectos básicos en la organización de eventos: Sus fases, los elementos claves y algunos consejos que pueden ayudarte. ¡Sigue leyendo!
Fases en la organización de eventos
Si queremos que nuestro evento salga de la mejor manera posible, necesitaremos pasar por diferentes fases. Esto hará que toda la preparación previa se realice correctamente, planificando y organizando todo lo que vamos a necesitar.
Fase 1: La investigación previa
Durante esta fase, se deben establecer claramente los objetivos tanto principales como secundarios que persigue la marca con ese evento. No debemos olvidar que los eventos forman parte de las acciones de marketing y comunicación de una compañía, por lo que siempre tienen objetivos corporativos por los que se están realizando.
Conocerlos detalladamente de antemano nos va a ayudar a enfocar cada una de las acciones que tanto nosotros como los diferentes proveedores deben realizar.
Otro de los aspectos clave que tendrás en esta fase será determinar si los objetivos establecidos son realistas y encajan con los deseos y visión que se han determinado. De esta manera podrás ofrecer propuestas o alternativas en el caso de que no coincidan.
Fase 2: Desarrollo del concepto creativo y diseño del evento
Durante esta fase, se trabaja para desarrollar el concepto creativo del evento. Para ello, normalmente se trabaja conjuntamente usando tanto los conceptos como los valores diferenciales que se quieren transmitir durante la jornada.
De esta manera, se logrará definir un concepto que servirá como hilo conductor durante todo el evento, estableciendo también las diferentes actividades que ocurrirán y en qué momento.
Esta fase se desarrolla inmediatamente después de definir los objetivos, ya que todo concepto creativo debe estar enfocado a lograr los KPI identificados previamente. En caso contrario, el evento no tendría razón de ser.
Fase 3: La planificación del evento
Una vez se han establecido los objetivos del evento y sabemos lo que queremos transmitir, de qué manera y en cuántas jornadas con sus actividades de manera detallada, deberemos centrarnos en cerrar el lugar de celebración o venue del evento, además de los diferentes proveedores que vamos a necesitar.
Este proceso de planificación previa te ayudará a tener todo cerrado, evitando situaciones inesperadas durante tu evento.
Fase 4: La coordinación de proveedores antes, durante y después del evento
Una vez se acerca la fecha del evento, deberemos asegurarnos de que el proceso de logística para eventos se está realizando de la manera que queremos.
Durante esta fase, todos nuestros proveedores deberán trabajar coordinados para que el evento salga bien. Esto va a requerir una gran comunicación entre los equipos.
En VA 361 Productions solemos recomendar contar con un project manager durante el evento. Esta figura será el nexo de conexión entre las necesidades del cliente y el equipo técnico. De esta manera podrá encargarse de que la coordinación entre ambos sea perfecta, haciendo que todo funcione como los engranajes de un reloj, sin ningún incidente.
Fase 5: Feedback y mejoras
Una vez el evento ha terminado, es el momento de dedicar un tiempo para ver cómo se ha ejecutado el proceso, y también para ver cómo ha sido el resultado final del evento. De esta manera podremos ver tanto lo que ha salido correctamente, como los diferentes puntos del proceso que se pueden mejorar y/o cambiar.
Esta es la mejor manera para que cada evento que se realiza siempre sea aún mejor que el anterior.
Elementos clave en la organización de eventos
Como has podido ver, en la organización de eventos, hay muchas cosas que influyen, estas variarán en función del tamaño del evento, además de sus objetivos y necesidades particulares.
No obstante, hay algunos elementos que son fundamentales en la organización de cualquier evento, estos son:
1. El concepto creativo del evento
Tal y como hemos comentado antes, este es uno de los elementos de vital importancia para un evento. Y es que será el hilo conductor que ayude a transmitir los conceptos clave durante todo el evento.
El concepto creativo puede ser diferente de un evento a otro, en función de lo que se quiera transmitir en cada uno de ellos.
2. Estructura o agenda del evento
En todo evento que se precie, se debe contar con una agenda estructurada para los asistentes. No obstante, también debe existir una agenda de organización interna donde tengamos no solo cada actividad que se va a realizar y cuándo, sino también todos los detalles de cuándo se monta y desmonta el espacio y quién va a ser el responsable de cada tarea.
De esta manera, te será más fácil seguir la cronología, sabiendo si se están cumpliendo los tiempos.
3. Los proveedores del evento
Los proveedores que colaboran con el evento serán esenciales para que este salga bien. Debes tener en cuenta que es posible que los proveedores que necesites en cada evento varíen en función de sus necesidades y tamaño. No obstante, te recomendamos que cuentes con un partner audiovisual que sea de confianza, ya que será fundamental que cuentes con un asesoramiento personalizado para ofrecer la mejor experiencia a tus asistentes.
4. Los patrocinadores del evento
En el caso de que tu evento cuente con patrocinadores, deberás saber qué tipos de patrocinios hay y además como organizador también será necesario que sepas qué se incluye cada uno de ellos. Es muy frecuente el ceder espacio físico en el evento, espacio durante alguna de las conferencias o bien dejar colocar diferentes elementos de branding a un patrocinador. Sea como sea, es fundamental que también organices tanto los espacios como los materiales que se van a necesitar para que tus patrocinadores no tengan incidentes durante el evento.
5. Los asistentes del evento
Sin asistentes, no hay evento. Esto es una realidad.
Lo ideal es que antes del evento hagas una estrategia de promoción que te permita captar la atención de tu público objetivo. No olvidemos que los asistentes de un evento no solo invierten su tiempo en atender ese evento, sino que también invierten dinero en su desplazamiento.
Será imprescindible que desde el primer momento sepan de qué va a tratar el evento además de lo que van a poder ver y las experiencias que se van a realizar para que las expectativas que se generen coincidan con la experiencia que van a tener. Esto permitirá además potenciar el engagement de esa persona con la marca.
Consejos que te ayudarán a organizar tu evento
Lo sabemos, planificar un evento requiere llevar a cabo muchísimas tareas, invertir muchísimo tiempo e incluso así a veces no sale 100% como tienes en mente. No obstante, si sigues estos consejos, conseguirás una planificación del evento perfecta, reduciendo al máximo la posibilidad de que algo no salga como lo planificado.
Tanto si estás pensando organizar una mesa redonda, como un workshop, un desayuno con clientes, una jornada de formación, la presentación de una nueva línea de negocio o un producto, ¡estos consejos son para ti!
Empieza a organizar el evento con la mayor antelación posible
Algo que siempre recomendamos es comenzar con la planificación del evento con la mayor antelación posible. De esta manera se puede desarrollar con mayor detalle el concepto creativo, además de todas las actividades a llevar a cabo.
Lo más habitual es empezar con la organización con al menos 6 meses antes. De esta manera también podrás tener en tu programa de organización interna todas las acciones de marketing y comunicación para dar la mayor visibilidad posible a tu evento.
Además, si has realizado eventos para esa marca con anterioridad, de esta manera podrás analizar lo que ha funcionado y lo que ha fallado las veces anteriores, para intentar que cada vez sea mejor que la anterior.
Crea el calendario de organización del evento
Contar con este recurso va a ser muy útil para ti ya que te va a ayudar a ver los plazos que vas a manejar, además de saber qué empresa es la encargada de cada uno de los aspectos, sabiendo en qué punto se encuentra cada cosa.
No olvides nunca el objetivo que persigues
Como siempre insistimos, los eventos siempre se realizan persiguiendo algún objetivo corporativo. Es fundamental que lo tengas presente en cada una de las decisiones de organización que lleves a cabo.
Confía en partners que te ayuden a hacer tu evento realidad
Uno de los mejores consejos que puedes seguir, es el de rodearte de partners de confianza en los que poder delegar los diferentes aspectos de tu evento. Y es que es imprescindible contar con una empresa técnica audiovisual que nos lleve toda la iluminación, audio, además de los elementos de branding, si queremos dar una imagen profesional durante nuestro evento.
Ten establecido un presupuesto para el evento
Elabora un presupuesto a medida de las necesidades del evento. De esta manera te estarás asegurando de contar con presupuesto disponible para cada una de las necesidades que necesites contratar.
Intenta que tu evento sea innovador y diferente
La realidad es que la tecnología que se aplica al sector de los eventos crece a pasos agigantados, es por eso que nosotros siempre recomendamos en optar por soluciones que sorprendan a los asistentes.
De esta manera, lograremos que los asistentes tengan la mejor experiencia posible, además de potenciar el recuerdo de marca.
Elige un venue que se adapte a las necesidades de tu evento
A la hora de elegir el venue de tu evento, intenta elegir un espacio que se adapte a las necesidades de tu evento. Además de esto, siempre recomendamos hacer un site visit técnico, para ver las posibles limitaciones técnicas que se tendrán que solventar para ofrecer la mejor experiencia posible.
No olvides potenciar tu marca con diferentes elementos de branding
Durante un evento, es fundamental que tu marca esté lo más presente posible. Por eso mismo, siempre recomendamos diseñar a medida la forma en la que se va a incluir la marca en el venue. Ya que esta debe encajar dentro de toda la decoración e iluminación del espacio.
Empieza a trabajar en la estrategia de promoción del evento con antelación
No dejes pasar la oportunidad de crear una estrategia de marketing a medida que te permita llegar a tus potenciales asistentes y patrocinadores. De esta manera empezarás a crear interés hacia tu evento con el suficiente margen.
Documenta y crea contenido durante el evento
Durante el evento será el momento perfecto para crear contenido que puedas mover tanto durante el evento como posteriormente al evento. De esta manera podrás seguir generando conversación alrededor de tu evento incluso después de que este se haya producido. Esto te permitirá seguir potenciando tus objetivos corporativos con otros KPI secundarios.
Todos estos consejos te ayudarán a que el resultado final de tu evento, sea el esperado. No obstante, si ya estás inmerso en la organización de tu siguiente evento, no dudes en dejarte asesorar por VA 361 Productions y contacta con nosotros.
